Une assemblée spéciale a été convoquée par le président afin d’examiner et de voter sur les amendements aux règlements de la corporation, tel que prévu par le Conseil d’administration de Pickleball Canada.
Date de l’assemblée : Le mardi 6 mai 2023
Heure : 18 h 00 HE
Endroit : La réunion se tiendra électroniquement via Zoom.
Contexte
La croissance rapide du pickleball s’accompagne d’opportunités, de défis et, bien sûr, de responsabilités. L’un des principaux défis que nous devons relever concerne nos règlements. Ceux-ci ont été établis dans l’optique d’une organisation beaucoup plus petite et lorsque nous n’avions pas d’organisations provinciales ou territoriales, comme c’est le cas aujourd’hui. Nous avons tout simplement dépassé la vision de nos prédécesseurs et il est temps de la moderniser.
Nos règlements actuels sont inadéquats – ils ne sont pas conformes à la Loi nationale sur les organisations à but non lucratif, ils sont incompatibles avec le Code canadien de gouvernance du sport et ils ne sont pas pratiques (par exemple, faciliter un vote de 46 000 personnes n’est pas pratique). Nous devons mettre à jour nos règlements pour devenir un organisation nationale du sport officiellement financé par Sport Canada, et nous devons le faire maintenant.
Informations sur la réunion
Les membres actifs de Pickleball Canada ( PCO) recevront par courriel les instructions de participation et de vote, y compris les informations concernant l’inscription pour participer à l’assemblée. Pour assister à l’assemblée générale extraordinaire virtuelle, les membres du PCO doivent s’inscrire avant l’assemblée.
Les documents suivants fournissent plus d’informations sur les amendements proposés aux règlements :
- Introduction à la révision des règlements
- Règlements2023 (proposé)
- Règlements 2019 (actuel)
- Ordre du jour de la réunion
Inscription
S’inscrire pour participer à l’Assemblée générale et voter :
Les membres doivent s’inscrire pour participer à l’assemblée générale avant 23h59 ET le 30 mai. Ils doivent s’inscrire en utilisant leur numéro de PCO ainsi que le compte de courrier électronique personnel associé à ce numéro. Ce compte de messagerie sera utilisé pour le vote lors de l’assemblée générale. Les membres qui partagent des comptes de messagerie ne pourront s’inscrire qu’une seule fois.
Tous les membres en règle qui se sont inscrits pour participer à la réunion recevront des informations supplémentaires sur la participation à la réunion et le vote entre le 1er et le 3 juin. Ces informations comprendront probablement un vote test pour tous les membres présents afin de les aider à préparer la réunion.
Comme dans toute assemblée générale, la motion soutenant la nouvelle proposition de règlement sera soumise aux participants, qui auront alors la possibilité de voter lors de l’assemblée.
Les résultats du vote à l’assemblée générale seront combinés avec les votes par correspondance qui ont été exprimés précédemment. Les votes par procuration valides seront intégrés au vote de l’assemblée.
S’inscrire pour voter par correspondance :
Il n’est pas nécessaire d’assister à l’AGE pour pouvoir voter sur la nouvelle proposition de règlement intérieur du PCO. Les membres peuvent choisir de voter sur une motion visant à adopter la nouvelle proposition de règlement du PCO par le biais d’un vote par correspondance, conformément à l’article 3.16 du règlement actuel du PCO.
Les membres doivent s’inscrire pour voter par correspondance avant 23h59 (heure de l’Est) le 30 mai. Ils doivent s’inscrire en utilisant leur numéro de PCO ainsi que le compte de courrier électronique associé à ce numéro. Ce compte e-mail sera utilisé pour le vote par correspondance.
Tous les membres valides qui se sont inscrits pour voter par correspondance recevront un bulletin de vote par correspondance le matin du 1er juin. Une communication supplémentaire du PCO sera également envoyée aux membres inscrits pour les informer de la procédure de vote.
Les résultats du vote par correspondance seront enregistrés par Sport Law (le scrutateur du vote) et seront combinés avec les résultats du vote de l’Assemblée générale du 6 juin.
Vote par procuration :
Les procurations peuvent être soumises au PCO conformément à l’article 3.14 des statuts actuels. Veuillez noter que si un membre s’inscrit pour assister à la réunion ou voter par correspondance et qu’il soumet également une procuration, ce formulaire sera considéré comme non valide.
Les membres peuvent confier leur vote à un mandataire avant 23h59 (Heure de l’Est) le 30 mai. Ils peuvent le faire en envoyant un courriel personnel à info@pickleballcanada.org auplus tard à 23h59 ET le 30 mai. Le courriel doit indiquer clairement le nom complet et le numéro d’adhérent du membre, le nom complet du mandataire et l’adresse électronique du mandataire (à des fins de vote). Le mandataire est responsable de l’inscription à l’assemblée.
Aucun individu ne peut détenir plus d’une (1) procuration, conformément à l’article 3.15 du règlement intérieur du PCO.
Pour envoyer votre procuration par courriel au PCO : info@pickleballcanada.org